İş dünyasında teknoloji ve yapay zeka konusunda yürütülen tartışmalar giderek daha fazla endişe ekseninde şekilleniyor. Oysa teknolojik dönüşüm, şirket kurmak ve büyütmek isteyenler için önemli bir fırsat alanı yaratıyor.
Bugün beş kişilik bir ekip, bundan 10 yıl önce ayrı bir departman, kapsamlı bir tedarik ağı ve milyonlarca dolarlık bütçe gerektirecek yeteneklere erişebiliyor. İngiltere'nin Manchester kentindeki bir çalışma masasından Japonya'nın Osaka kentindeki bir müşteriye ulaşmak, yeni bir pazarı modellemek, farklı mesajları test etmek, ürün geliştirmek ve geçmişte çok daha büyük şirketlerin erişebildiği ölçekte müşterilere hizmet vermek mümkün.
Bu dönüşüm, iş yapma biçiminde gerçek bir değişim yaratıyor. Ancak birçok şirket sahibi yeni araçlara erişebilmesine rağmen bunları stratejik bir iş kararının parçası olarak nasıl kullanacağını henüz bilmiyor.
Teknoloji satın almakla yetenek geliştirmek aynı şey değil
Şirketlerin önündeki en önemli ayrımlardan biri, bir teknoloji aracını satın almakla işletmenin ihtiyaçlarına uygun bir yetenek oluşturmak arasındaki fark.
Hazır yazılımlar, doğal olarak belirli bir sektördeki ortalama şirketin ihtiyaçları düşünülerek geliştiriliyor. Bu yaklaşım, geniş bir müşteri kitlesine aynı ürünü sunan yazılım şirketleri açısından ekonomik bir gereklilik. Ancak bir şirketin müşterileri tarafından tercih edilmesini sağlayan temel unsurlar çoğu zaman onu rakiplerinden farklılaştıran özellikleri oluyor.
İşletmeler tüm süreçlerini standart araçlarla yürüttüğünde ise bu farklılaşma zamanla ortadan kalkabiliyor. Şirketler rakiplerinin kullandığı yazılımları satın alıyor, benzer süreçleri uyguluyor ve ardından müşterilerin neden kendilerini diğer şirketlerden ayırt etmekte zorlandığını sorguluyor.
Yapay zekadaki asıl dönüşüm de herkesin yapay zeka araçlarına erişebilmesi değil. Asıl değişim, daha önce yalnızca büyük teknoloji ekiplerine sahip şirketlerin geliştirebildiği özel çözümlerin artık çok daha küçük işletmeler için de ulaşılabilir hale gelmesi.
Şirketlerde teknoloji karmaşası büyüyor
Farklı ölçeklerdeki şirketler için özel teknoloji çözümleri geliştiren bir ajansın yöneticisi olarak birçok işletmenin operasyonlarını yakından inceleyen girişimciye göre, benzer bir tabloyla sık sık karşılaşılıyor.
Bir girişimci, etkileyici bir tanıtım videosunun ardından yeni bir yazılım satın alıyor. İlk haftalarda büyük bir heyecan yaşanıyor. Ancak kısa süre içinde aracın şirketin fiyatlandırma yapısını bilmediği, müşteri geçmişine erişemediği ve gerekli verilerin farklı sistemlerde tutulduğu ortaya çıkıyor.
Üretilen sonuçların önemli bir bölümü doğru olsa bile bunların tek tek kontrol edilmesi gerektiğinde teknoloji beklenen verimliliği sağlayamıyor. Buna rağmen abonelik devam ediyor. Çünkü aracı iptal etmek, yapılan yatırımın karşılığının alınamadığını kabul etmek anlamına geliyor.
Bir süre sonra şirket, ilk aracın yarattığı sorunu çözmek için başka bir yazılım satın alıyor.
Bu süreç sonunda şirketlerde onlarca farklı abonelik, kullanılmayan kullanıcı hesapları ve birbiriyle iletişim kurmayan sistemler ortaya çıkabiliyor. Müşteri verileri farklı platformlara dağılırken, çalışanlardan biri de gününün önemli bölümünü bir sistemdeki bilgileri diğerine aktarmakla geçiriyor.
Bu maliyetler ise şirketlerin gelir-gider tablolarında çoğu zaman ayrı bir kalem olarak görünmüyor.
Teknoloji dönüşümünün ilk adımı veri ve süreçler
Yeni bir teknoloji satın almadan önce şirketin mevcut teknoloji altyapısının incelenmesi gerekiyor. Bunun için üç temel adım öne çıkıyor.
Verileri tek bir güvenilir yapı altında toplamak. Yapay zeka sistemlerinin ürettiği sonuçların kalitesi, büyük ölçüde kullanılan verinin niteliğine bağlı. Dağınık, birbiriyle çelişen veya güncel olmayan veriler, yapay zeka sistemlerinin de güvenilir olmayan sonuçlar üretmesine yol açabiliyor.
Gartner analistleri de yeterli veri altyapısına sahip olmayan yapay zeka projelerinin başarısızlık riskiyle karşı karşıya olduğunu belirtiyor.
Şirketin nasıl çalıştığını belgelemek. Yazılı hale getirilmemiş bir süreci otomatikleştirmek mümkün değil. Bir işletmenin kritik işleyiş bilgileri yalnızca belirli bir çalışanın deneyimine veya hafızasına dayanıyorsa, bu bilgi teknolojiye aktarılmadığı sürece sistematik biçimde geliştirilemiyor.
Bu nedenle teknoloji yatırımlarında sorun her zaman kullanılan araçtan kaynaklanmıyor. Çoğu durumda şirketin kendi işleyişini yeterince tanımlamamış olması daha temel bir sorun olarak ortaya çıkıyor.
Teknolojiyi şirketin ihtiyaçlarına göre şekillendirmek. Sağlam bir veri ve süreç altyapısının ardından teknoloji, işletmenin kendine özgü ihtiyaçlarına göre yeniden tasarlanabiliyor. Bu da şirketin rakiplerinden ayrışmasını sağlayabilecek özel çözümler ortaya çıkarıyor.
Örneğin bir şirketin kullandığı ilk yazılım kodsuz bir platform üzerinde çalışıyordu. Başlangıçta ihtiyaçları karşılayan sistem, şirket büyüdükçe yetersiz kalmaya başladı. Bunun üzerine geliştirilen özel bir platform, mevcut sistemin sağlayamadığı özellikleri sunarken aylık bakım maliyetlerinin de düşürülmesini sağladı.
Şirketler bu hafta ne yapabilir?
Teknoloji altyapısını yeniden değerlendirmek isteyen şirketler için ilk aşamada üç adım öne çıkıyor.
Yazılım envanterini çıkarın. Şirketin ödeme yaptığı tüm yazılımlar ve bunları aktif olarak kullanan çalışanlar belirlenmeli. Kullanılmayan veya işlevini yitiren araçların iptal edilmesi, yeni teknoloji yatırımları için kaynak yaratabilir.
Sistemler arasındaki insan trafiğini belirleyin. Çalışanlara bir sistemden diğerine hangi bilgileri manuel olarak aktardıkları sorulmalı. Tekrarlanan her manuel aktarım, otomasyon için değerlendirilebilecek bir süreç anlamına geliyor.
En değerli iş akışını belgeleyin. Şirket için en fazla gelir yaratan süreç baştan sona yazılı hale getirilmeli. Bir çalışanın hafızasında bulunan bilgi sistemleştirilemez, otomatikleştirilemez veya ölçeklendirilemez.
Teknoloji satın alma dönemi değişiyor
İş dünyasında teknolojiye ayak uyduramama riski artık yeni araçları kullanmayan şirketlerle sınırlı değil. Asıl sorun, çok sayıda teknoloji satın almasına rağmen şirketin temel işleyişini bu araçlara göre yeniden yapılandırmayan işletmelerde ortaya çıkıyor.
Bu şirketler çok sayıda aboneliğe, farklı panellere ve çeşitli yapay zeka araçlarına sahip olabilir. Ancak kullandıkları teknolojiyi kendi iş süreçlerine göre şekillendirmedikleri sürece bu yatırımların şirketi farklılaştıran kalıcı bir avantaja dönüşmesi zorlaşıyor.
Bugün teknoloji geliştirmek, yalnızca büyük şirketlerin veya geniş yazılım ekiplerinin yapabileceği bir faaliyet olmaktan çıkıyor. Bu nedenle şirketler açısından asıl soru, hangi yeni aracı satın alacaklarından çok, mevcut teknolojiyi kendi iş modellerine nasıl uyarlayabilecekleri.
Önümüzdeki dönemde teknoloji yatırımlarının şirketlere sağlayacağı fark, satın alınan araçların sayısından çok, bu araçların işletmenin kendine özgü ihtiyaçlarıyla ne ölçüde bütünleştirilebildiğine bağlı olacak.