Kurumsal seyahat yönetiminde fark yaratan 5 strateji

Türkiye kurumsal seyahat pazarı 2024’te 3 - 4 milyar dolarlık hacme ulaştı. Bu rakam, toplam turizm gelirinin yaklaşık yüzde 6’sını oluştursa da oldukça dağınık bir pazar söz konusu. Şirketler, Türkiye’de faaliyette olan 4 bin 500’den fazla seyahat acentesi arasından seçim yaparken fiyatlandırma, hizmet kalitesi ve süreçler açısından ciddi farklılıklarla karşılaşıyor. Bu süreçte, yüksek enflasyon ve Türk Lirası’ndaki değer kaybı ile özellikle yurt dışı seyahatleri şirketler için çok daha masraflı hale gelmeye başladı. 

Tam da bu noktada; şirketlerin imdadına, maliyetleri azaltan ve rezervasyonları hızlandıran yapay zeka destekli rezervasyon sistemleriyle merkezi seyahat yönetim platformları yetişiyor. Türkiye’nin önde gelen uluslararası lojistik şirketlerinden Evolog’un, yapay zeka destekli rezervasyon sistemi Yolwise ile geçirdiği dijital dönüşüm, iş seyahatlerinin günümüz koşullarında nasıl daha verimli yönetilebileceğini net bir şekilde gösteriyor.

Evolog: Uluslararası taşımacılıkta güçlü bir oyuncu

Evolog, 428 araçlık filosu ve 500’ü aşkın sürücüsüyle Türkiye ile Avrupa arasında düzenli taşımacılık yapan bir şirket. Lojistik sektörünün dinamik yapısı, Evolog’un seyahat operasyonlarının yüksek frekanslı olması ve çoğu zaman son dakika planlamaya dayanmasına sebep oluyor. Bu da şirketin yeni nesil sistem ihtiyacının altını çiziyor.

Yolwise: Seyahat yöntemini kolaylaştıran hibrit bir seyahat teknolojileri platformu

İstanbul merkezli, TÜRSAB üyesi ve lisanslı bir kurumsal seyahat acentesi olan Yolwise, yapay zeka destekli çözümleriyle Türkiye, Orta Doğu ve BDT ülkelerinde yüzlerce şirketin tercih ettiği bir dijital seyahat yönetim platformuna dönüştü. Yolwise, aylık 10’dan bine kadar iş seyahati gerçekleştiren orta ve büyük ölçekli şirketlere; rezervasyon, onay, harcama takibi ve destek gibi tüm süreçleri tek platform üzerinden yönetme kolaylığı sunuyor.

Strateji 1: Rezervasyonları dijitalleştirin

Klasik bir seyahat acentesiyle çalışırken Evolog ekibi rezervasyonlar için saatlerini harcıyordu. Özellikle acil seyahatlerde bu durum operasyonel verimliliği ciddi bir şekilde etkiliyordu. Yolwise ile uçuş ve otel rezervasyonları birkaç dakika içinde, faturalandırma dahil her aşamasıyla tamamlanabilecek hale geldi. 7/24 erişilebilir online platformun, her iş gezisi için alınan tüm seyahat hizmetlerini içeren tek bir e-faturayı otomatik olarak şirketin sistemine entegre edebilmesi hizmet kalitesinin sadece bir örneği.

“Daha önce acenteyle çalışırken, her rezervasyon 2 - 3 saatimizi alıyordu. Evrak gönderme, fiyat bekleme, onay süreçleri… Yolwise ile bu zaman kaybı tamamen ortadan kalktı.”
— Erdi Muratal, Filo Operasyon Müdürü 

Strateji 2: Harcama onay süreçlerini otomatikleştirin

Evolog’un eski sisteminde, şirket politikalarına uygun olsa bile her seyahat rezervasyonu için yöneticiden yazılı onay alınması gerekiyordu. Bu durum yalnızca süreci uzatmakla kalmıyor hem fiyat artışlarına hem de bazı rezervasyonların iptal edilip tekrar yapılmasına yol açıyordu.
Yolwise ile birlikte otomatik onay sistemi devreye girdi. Belirlenen seyahat politikalarına (bütçe limiti, uçuş sınıfı, otel tercihleri vb.) uygun olan seyahatler anında onaylanıyor. Yöneticiler yalnızca kural dışı durumlarda sürece dahil oluyor.

“Otomatik onay süreçlerinden ve seyahat politikası özelliklerinden aktif olarak faydalanıyoruz. Sistem gerçekten çok iyi çalışıyor.”
— Erdi Muratal, Filo Operasyon Müdürü 

Strateji 3: Seyahat verilerini merkezileştirin, bütçeyi kontrol altına alın

Yolwise’dan önce, Evolog’un seyahat harcamaları dağınık kaynaklarda tutuluyordu; bazı bilgiler e-postalarda, bazıları Excel dosyalarında, bazıları ise acentenin gönderdiği raporlarda yer alıyordu. Bu da finans ekiplerinin veriyi manuel olarak toplamasına neden oluyor, anlık takip ve analiz neredeyse imkansız hale geliyordu.

Artık uçak biletleri, otel, vize ve transfer hizmetleri tek bir dijital platformda toplanıyor. Harcamalar çalışan, departman ve güzergah bazında izlenerek bütçe sapmaları hızla tespit ediliyor, otomatik raporlama ile şirket seyahat bütçesini kolayca kontrol edebiliyor.

“Yolwise’ı iç sistemlerimize entegre ettiğimizde tüm iş seyahatlerimize dair harcamaları gerçek zamanlı izleyebilir hale geldik.”
— Erdi Muratal, Filo Operasyon Müdürü  

Strateji 4: Hızlı entegrasyon ve kolay kullanıcı adaptasyonu sunan çözümleri seçin.

Pek çok şirkette yeni bir sistemin devreye alınması zaman alır, maliyetlidir ve ekiplere fazladan yük getirir. Evolog, Yolwise’a geçiş sürecinde bu zorlukları öngörüyordu. Ancak sistemin devreye alınması çok hızlı bir şekilde hiçbir aksama yaşanmadan tamamlandı. Kullanıcı arayüzü sade ve sezgisel olduğu için, birçok çalışan özel eğitim almadan platformda kolayca yolunu buldu. Bilinen bilet veya otel rezervasyon sitelerine benzerliği, adaptasyonu hızlandırdı.

“Platformu entegre etmemiz sadece bir - iki gün sürdü. Şu anda tüm biletleme işlemlerimizi sorunsuz bir şekilde yürütüyoruz. Kısa süreli bir desteğin ardından tüm süreçleri tamamen kendimiz yönetebilir hale geldik.”
— Erdi Muratal, Filo Operasyon Müdürü  

Strateji 5: Hibrit hizmet modelini; yani otomasyonun yetmediği yerlerde insan ve yapay zekâ desteğini tercih edin.

Otomasyon iş akışını hızlandırsa da iş seyahatleri her zaman planlara göre gitmeyebilir. Uçuş iptali, otel sorunları, vize gibi konular özellikle gece veya hafta sonu yaşandığında canlı destek gerektirir. Yolwise’tan önce Evolog, bu durumlarda doğrudan havayolu ya da otelle iletişime geçiyor ancak çoğu zaman sonuç alamıyordu. Klasik acenteler sadece mesai saatlerinde çalışıyor; online platformlar ise canlı destek sunmuyordu. Yolwise’ın hibrit hizmet modeli bu boşluğu kapattı. Artık seyahatlerin büyük kısmı platform üzerinden kolayca planlanıyor, olağandışı durumlarda danışman desteği devreye giriyor, vize, iptal, iade ve acil durumlar için 7/24 canlı destek sağlanıyor.

“Seyahatlerimizin yaklaşık yüzde 70’i artık Yolwise üzerinden planlanıyor. Özellikle fuar döneminde araç kiralama gibi konularda da destek aldık ve çok memnun kaldık.”
— Erdi Muratal, Filo Operasyon Müdürü  

Süreç doğru kurgulanınca, rakamlar kendini anlatır

Ekim 2024 ile Mart 2025 arasında Evolog, Yolwise üzerinden 130 iş seyahati gerçekleştirdi ve toplamda 1,6 milyon TL’nin üzerinde harcama yaptı. Platforma 135 Evolog çalışanının entegre olmasıyla seyahatlerin çoğu artık doğrudan Yolwise üzerinden, acente desteği olmadan ve tamamen şeffaf bir şekilde planlanıyor.

Evolog’da neler değişti:
- Rezervasyon süresi birkaç saatten bir - iki dakikaya indi.
- Onay süreçleri otomatik hale geldi, aramalar ve yazışmalar sona erdi.
- Finans ekipleri harcamalarını gerçek zamanlı izleyebilir hale geldi.
- Seyahat bütçelerinde yüzde 30’a varan tasarruf sağlandı.
- Çalışanlar esneklik kazandı ve yöneticiler kontrolü elinde tutabilmeye başladı.

Yolwise neler sunuyor:

- Her şeyin tek ekranda toplandığı, kullanıcı dostu bir platform sunar.
- Ortalama 5 dakikada yanıt alma süresiyle 7/24 seyahat danışmanı desteği sağlar.
- Türk Hava Yolları ile olan iş birliği sayesinde resmi web sitesindeki fiyatlarla biletlemeye imkan verir.
- 500’den fazla havayolu ve 2 milyonu aşkın otel seçeneğine erişimle, uluslararası iş seyahatlerini kolayca planlama ve yönetme kolaylığı sunar.
- İş vizeleri ve uluslararası transfer düzenlemeleri konusunda tam destek sağlar.
- Akıllı seyahat politikaları, otomatik onay sistemi, mobil uygulama ile seyahatleri yolda takip edebilme özellikleriyle süreçleri hızlandırır.
- Türkiye’nin ilk yapay zekâ destekli kurumsal seyahat asistanı Yolwise GPT, gerçek zamanlı uçuş durumu sorgulamadan havaalanından otele ulaşım rotaları önermeye kadar birçok soruya anında yanıt verir.
- Kredi kartı, ön ödemeli bakiye veya sonradan ödeme gibi esnek ödeme seçenekleri sunar.
- İş seyahatlerini hızlı, kolay ve şeffaf bir şekilde yönetmek isteyen şirketlere ücretsiz sunulur. Rezervasyon ücretleri ise piyasa ortalamasından önemli ölçüde daha düşüktür.

→ Daha fazla bilgi almak ve ilk seyahatiniz için kurumsal hesabınızı açmak üzere yolwise.com.tr adresini ziyaret edin.

“Yolwise olarak iş seyahatlerini sadece bir rezervasyon süreci değil, stratejik bir yönetim alanı olarak görüyoruz. Amacımız, şirketlere hız kazandırırken aynı zamanda kontrol ve tasarruf gücü sunmak.”

Zelal Şengüler, Genel Müdür, Yolwise